Bei der Forschungszulage sind grundsätzlich Personalkosten für Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten (F&E), Kosten für Auftragsforschung sowie auch Eigenleistungen von Einzelunternehmen und Gesellschaftern förderfähig. Entscheidend ist dabei, dass die Kosten unmittelbar mit einem förderfähigen F&E-Vorhaben zusammenhängen, das die Kriterien des Forschungszulagengesetzes (FZulG) erfüllt. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um förderfähige Kosten, Bemessungsgrundlagen und Nachweise.

Welche Kostenarten erkennt das Finanzamt als förderfähig an?

Das Finanzamt erkennt im Rahmen der Forschungszulage im Wesentlichen zwei Hauptkategorien als förderfähig an: Personalkosten für eigene Mitarbeiter, die in F&E-Projekten eingesetzt werden, sowie Kosten für Auftragsforschung, die an externe Dritte vergeben wird. Zudem zählen außerdem Eigenleistungen von anspruchsberechtigten Einzelunternehmern und aktiv tätigen Gesellschaftern dazu.

Im Detail lassen sich die anerkannten Kostenarten jedoch wie folgt beschreiben:

• Personalkosten für F&E-Mitarbeiter: Löhne, Gehälter und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung für Beschäftigte, die nachweislich an förderfähigen F&E-Projekten arbeiten. Maßgeblich ist der tatsächliche Stundenanteil, der auf F&E entfällt.
• Eigenleistungen von Einzelunternehmern und Tätigkeitsvergütungen von Mitunternehmern: Für seit dem 1. Januar 2026 erbrachte Eigenleistungen können Einzelunternehmer 100 Euro je nachgewiesener F&E-Arbeitsstunde bei maximal 40 Stunden pro Woche als förderfähige Aufwendungen ansetzen. Bei Gesellschaftern einer anspruchsberechtigten Mitunternehmerschaft ist eine wirksam vereinbarte und tatsächlich gewährte Tätigkeitsvergütung für F&E-Tätigkeiten bis zu diesen Grenzen förderfähig; die Vereinbarung muss klar von anderen Tätigkeitsvergütungen abgegrenzt sein. Aktive Mitarbeit allein reicht bei Mitunternehmern somit nicht aus.
• Auftragsforschung: Kosten für externe Auftragnehmer, die F&E-Tätigkeiten im Auftrag des Unternehmens durchführen, werden zu 60 Prozent der gezahlten Vergütung berücksichtigt. Bei begünstigten F&E-Aufträgen, die seit dem 28. März 2024 erteilt wurden, werden 70 Prozent des für den Auftrag entstandenen Entgelts als förderfähige Aufwendungen berücksichtigt. Für zuvor erteilte Aufträge bleibt es bei 60 Prozent.
• Wertminderung von Wirtschaftsgütern: Auch die Wertminderung bestimmter abnutzbarer beweglicher Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens kann als förderfähiger Aufwand berücksichtigt werden. Voraussetzung ist insbesondere, dass das Wirtschaftsgut nach dem 27. März 2024 angeschafft oder hergestellt wurde, für die Durchführung des begünstigten F&E-Vorhabens erforderlich ist und dort ausschließlich eigenbetrieblich verwendet wird. Förderfähig ist dabei nicht der vollständige Anschaffungspreis, sondern die auf das jeweilige Wirtschaftsjahr entfallende Wertminderung.
• Gemein- und Betriebskosten ab 2026: Für F&E-Vorhaben, die nach dem 31. Dezember 2025 begonnen haben, können zusätzliche Gemeinkosten und sonstige Betriebskosten pauschal berücksichtigt werden. Die Pauschale beträgt 20 Prozent der im jeweiligen Wirtschaftsjahr im Übrigen entstandenen förderfähigen Aufwendungen. Ein gesonderter Nachweis der tatsächlich entstandenen Gemein- und Betriebskosten in dieser Höhe ist für die Pauschale nicht erforderlich.

Wichtig zu verstehen ist, dass Sachmittel, Geräte, Lizenzen oder allgemeine Betriebskosten in der Regel nicht direkt förderfähig sind. Die Forschungszulage ist bewusst auf Personalaufwand fokussiert, weil dieser den Kern der eigentlichen F&E-Arbeit abbildet. Wenn du also ein Softwareprojekt oder ein Vorhaben im Bereich Künstliche Intelligenz (KI) vorantreibst, kannst du vor allem die Stunden deiner Mitarbeiter geltend machen, die nachweislich an förderfähigen F&E-Tätigkeiten beteiligt waren – nicht aber Serverkosten oder eingekaufte Softwarelizenzen. Dabei gilt: Nicht jede Entwicklerstunde ist automatisch förderfähig. Entscheidend ist, ob die jeweilige Tätigkeit die drei Kernkriterien erfüllt – Neuartigkeit, Unsicherheit und Systematik.

Wie werden Personalkosten bei der Forschungszulage berechnet?

Personalkosten werden bei der Forschungszulage auf Basis des tatsächlichen Stundenlohns der betreffenden Mitarbeiter berechnet, multipliziert mit den nachgewiesenen F&E-Stunden. Als Stundenlohn gilt ein Sechzigstel des Monatsbruttogehalts inklusive Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung. Dieser Wert wird mit den F&E-relevanten Arbeitsstunden des jeweiligen Mitarbeiters multipliziert.

Die Berechnung folgt einem klaren Schema:

1. Jahresbruttolohn ermitteln: Gesamtjahresgehalt des Mitarbeiters inklusive Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.
2. Stundenlohn berechnen: Jahresbruttolohn geteilt durch die vertraglich vereinbarten Jahresarbeitsstunden, maximal jedoch 40 Stunden pro Woche als Basis.
3. F&E-Stunden dokumentieren: Die tatsächlich auf F&E-Tätigkeiten entfallenden Stunden je Mitarbeiter und Projekt müssen durch Stundenaufzeichnungen belegt sein.
4. Förderfähige Personalkosten berechnen: Stundenlohn multipliziert mit den F&E-Stunden ergibt die förderfähigen Personalkosten je Mitarbeiter.

Ein Deckel gilt für die Bemessungsgrundlage insgesamt, nicht für den Stundensatz einzelner Mitarbeiter. Hochqualifizierte Entwickler oder leitende F&E-Mitarbeiter mit entsprechend höherem Gehalt können also vollständig berücksichtigt werden, solange der Gesamtbetrag innerhalb der gesetzlichen Bemessungsgrundlage bleibt. Bei Softwareentwicklungsprojekten oder KI-Projekten ist das besonders relevant, weil hier oft erfahrene und damit teurere Mitarbeiter die eigentliche Entwicklungsarbeit leisten. Dabei ist jedoch zu beachten, dass nur jene Stunden angesetzt werden dürfen, die auf tatsächliche F&E-Tätigkeiten entfallen – also auf Arbeiten, bei denen eine echte technische Unsicherheit bestand und systematisch nach neuen Lösungen gesucht wurde. Wenn du solche Projekte gezielt fördern möchtest, findest du bei der Förderung von Software- und KI-Projekten einen guten Ausgangspunkt für die Planung.

Was gilt bei Auftragsforschung als förderfähige Ausgabe?

Bei Auftragsforschung gelten für Aufträge, die seit dem 28. März 2024 erteilt wurden, 70 Prozent des an den externen Auftragnehmer gezahlten Entgelts als förderfähige Ausgabe im Sinne der Forschungszulage. Für Aufträge, die vor diesem Datum erteilt wurden, beträgt der anrechenbare Anteil 60 Prozent. Voraussetzung ist in beiden Fällen, dass die F&E-Tätigkeit klar vertraglich vereinbart und dokumentiert ist.

Folgende Punkte sind bei der Auftragsforschung besonders zu beachten:

• Auftragsforschung bei verbundenen Unternehmen: Auch Aufträge an Konzernunternehmen oder andere verbundene Gesellschaften können grundsätzlich als Auftragsforschung im Sinne des Forschungszulagengesetzes anerkannt werden. Voraussetzung ist insbesondere, dass Auftraggeber und Auftragnehmer rechtlich selbstständige Rechtsträger sind und die konkrete Ausgestaltung des F&E-Auftrags die Voraussetzungen der Auftragsforschung erfüllt. Für verbundene Unternehmen gelten dabei besondere Abgrenzungskriterien.
• Klare Leistungsabgrenzung: Der Vertrag muss eindeutig beschreiben, welche F&E-Tätigkeit der Auftragnehmer erbringt. Pauschale Dienstleistungsverträge reichen in der Regel nicht aus.
• Ansatz beim Auftraggeber: Die Forschungszulage für Auftragsforschung steht dem Auftraggeber zu, nicht dem Auftragnehmer. Der Auftragnehmer kann dieselben Kosten nicht selbst als F&E-Aufwand geltend machen.
• Keine Doppelförderung: Wenn der Auftragnehmer für dieselbe Tätigkeit bereits andere öffentliche Förderung erhält, ist die Anrechenbarkeit beim Auftraggeber eingeschränkt.

Für Unternehmen, die F&E-Tätigkeiten an spezialisierte Softwarehäuser, Forschungseinrichtungen oder externe Entwicklungsteams vergeben, ist die Auftragsforschungsregelung ein wichtiger Hebel. Sie ermöglicht auch kleineren Unternehmen ohne eigene Entwicklungsabteilung, von der Förderung von Forschungs- und Entwicklungsprojekten zu profitieren.

Welche Kosten sind ausdrücklich nicht förderfähig?

Ausdrücklich nicht förderfähig im Rahmen der Forschungszulage sind Sachkosten wie Materialien, Geräte, Maschinen und Software, allgemeine Betriebskosten, Overhead-Kosten sowie Kosten für Tätigkeiten, die nicht unmittelbar der F&E-Tätigkeit zuzurechnen sind. Auch Kosten für Routinetätigkeiten, Wartung, Qualitätssicherung ohne Entwicklungscharakter oder reguläre Produktionsvorbereitung sind ausgeschlossen.

Bei Sachkosten, Investitionen und Overhead-Kosten ist diese Grundregel allerdings zu differenzieren: Bei bestimmten abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens kann die auf das jeweilige Wirtschaftsjahr entfallende Wertminderung förderfähig sein, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Für F&E-Vorhaben, die nach dem 31. Dezember 2025 begonnen haben, können darüber hinaus Gemein- und Betriebskosten pauschal in Höhe von 20 Prozent der im jeweiligen Wirtschaftsjahr im Übrigen entstandenen förderfähigen Aufwendungen berücksichtigt werden. Die tatsächlichen einzelnen Sach- oder Gemeinkosten werden dabei nicht in ihrer konkreten Höhe angesetzt; die Berücksichtigung erfolgt über die gesetzliche Pauschale.

Im Einzelnen schließt das Finanzamt folgende Positionen aus:

• Sachmittel und Investitionen: Laborausstattung, Entwicklungsrechner, Softwarelizenzen und ähnliche Anschaffungen sind nicht direkt als förderfähige Kosten ansetzbar.
• Allgemeine Verwaltungskosten: Buchhaltung, Geschäftsführung ohne F&E-Bezug, Vertrieb und Marketing fallen nicht unter die Forschungszulage.
• Routinetätigkeiten: Tätigkeiten ohne F&E-Charakter sind nicht förderfähig. Das betrifft insbesondere Arbeiten, bei denen keine echte technische Unsicherheit bestand und keine Neuartigkeit vorlag – also zum Beispiel die Pflege bestehender Systeme, reguläre Updates ohne Entwicklungscharakter, das Testen bereits fertiggestellter Produkte, die reine Konfiguration bekannter Systeme oder die Integration etablierter Standardtechnologien.
• Bereits anderweitig geförderte Kosten: Kosten, die über andere öffentliche Förderprogramme wie das Zentrale Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM) oder EU-Förderprogramme bezuschusst werden, dürfen nicht gleichzeitig in die Bemessungsgrundlage der Forschungszulage einfließen.

Gerade bei Softwareentwicklungsprojekten oder KI-Projekten entsteht hier oft Unsicherheit: Nicht jede Entwicklerstunde ist automatisch förderfähig. Förderfähig sind nur jene Tätigkeiten, bei denen ein technisch oder wissenschaftlich neues Problem gelöst wird, eine echte technische Unsicherheit bestand und die Arbeit systematisch durchgeführt wurde. Wer hingegen ein bestehendes System um Standardfunktionen erweitert, bekannte Frameworks oder APIs einsetzt oder eine etablierte Technologie lediglich einführt, bewegt sich in der Regel außerhalb des förderfähigen Bereichs. Bei gemischten Projekten müssen förderfähige F&E-Anteile und normale Entwicklungsarbeiten klar voneinander getrennt betrachtet und dokumentiert werden.

Wie hoch ist die maximale Fördersumme und Bemessungsgrundlage?

Die maximale Bemessungsgrundlage für die Forschungszulage beträgt aktuell 12 Millionen Euro pro Wirtschaftsjahr und Unternehmen. Die Forschungszulage selbst beträgt 25 Prozent dieser Bemessungsgrundlage, was einer maximalen Fördersumme von 3 Millionen Euro pro Jahr entspricht. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im Sinne der EU-Definition gilt ein erhöhter Fördersatz – welcher Satz konkret für dein Unternehmen und deinen Förderzeitraum gilt, hängt vom jeweiligen Projektzeitraum ab und sollte programmspezifisch geprüft werden.

Die Berechnung im Überblick:

• Förderfähige Personalkosten: Bis zu 12 Millionen Euro können als Bemessungsgrundlage angesetzt werden.
• Fördersatz: 25 Prozent der Bemessungsgrundlage ergeben die Forschungszulage. Für KMU gilt ein erhöhter Fördersatz, dessen konkrete Höhe vom jeweiligen Projektzeitraum abhängt.
• Verrechnung mit der Steuerschuld: Die Forschungszulage wird auf die Körperschaftssteuer des Unternehmens angerechnet. Übersteigt die Zulage die Steuerschuld, wird der Differenzbetrag ausgezahlt.

Für verbundene Unternehmen gilt die Höchstgrenze gemeinsam, nicht je Einzelunternehmen. Wenn du also mehrere Gesellschaften innerhalb einer Unternehmensgruppe betreibst, musst du die Bemessungsgrundlage konsolidiert betrachten. Das ist ein häufig übersehener Punkt, der bei der Planung berücksichtigt werden sollte. Wenn du die Förderung von Software- und KI-Projekten prüfst, solltest du frühzeitig klären, ob mehrere Gesellschaften betroffen sind.

Welche Nachweise braucht man für die förderfähigen Kosten?

Für die förderfähigen Kosten der Forschungszulage brauchst du vor allem projektbezogene Stundenaufzeichnungen für alle eingesetzten Mitarbeiter, Lohnunterlagen und Gehaltsabrechnungen sowie bei Auftragsforschung die entsprechenden Verträge und Rechnungen. Diese Unterlagen müssen beim Finanzamt eingereicht werden und die Verbindung zwischen dem F&E-Projekt und den geltend gemachten Kosten lückenlos belegen.

Nachweise für Personalkosten

Für eigene Mitarbeiter sind folgende Dokumente erforderlich:

• Stundenaufzeichnungen, aus denen hervorgeht, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter an welchem F&E-Projekt gearbeitet hat. Diese müssen zeitnah erstellt worden sein und dürfen nicht nachträglich rekonstruiert werden.
• Gehaltsabrechnungen und Lohnunterlagen für den jeweiligen Zeitraum.
• Nachweise über den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung.
• Arbeitsverträge, aus denen die vereinbarte Arbeitszeit hervorgeht.

Nachweise für Auftragsforschung

Bei externer Auftragsforschung sind zusätzlich folgende Unterlagen notwendig:

• Schriftlicher Vertrag mit dem externen Auftragnehmer, der die F&E-Tätigkeiten klar beschreibt.
• Rechnungen und Zahlungsnachweise für die erbrachten Leistungen.
• Dokumentation der erbrachten F&E-Leistungen, zum Beispiel in Form von Berichten oder Ergebnisdokumentationen.

Grundlage für die gesamte Antragstellung ist die Bescheinigung der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ). Diese bestätigt, dass das Vorhaben dem Grunde nach förderfähig ist – also dass das Projekt die inhaltlichen F&E-Kriterien erfüllt. Erst auf Basis dieser Bescheinigung kann der Antrag auf Forschungszulage beim Finanzamt gestellt werden. Der Prozess ist damit grundsätzlich zweistufig: Die BSFZ beurteilt den inhaltlichen F&E-Charakter des Vorhabens; die steuerliche Forschungszulage wird anschließend über das Finanzamt beantragt. Die konkreten Kostennachweise werden dabei nicht von der BSFZ, sondern vom Finanzamt geprüft. Je nach Projektart können neben Stundenaufzeichnungen auch Entwicklungs- und Projektberichte, technische Spezifikationen, Projekttagebücher, Git- und Commit-Historien, Sprint- und Projektmanagement-Dokumentation sowie Testberichte als Nachweise relevant sein. Eine sorgfältige Dokumentation von Beginn des Projekts an ist deshalb essenziell, um Rückfragen oder Ablehnungen zu vermeiden. F&E-Tätigkeiten zu dokumentieren sollte keine nachträgliche Aufgabe sein, sondern von Anfang an in den Projektablauf integriert werden. Wenn du dabei fachkundige Begleitung möchtest, kannst du dir einen Überblick über die Innovationsförderung für Forschungs- und Entwicklungsprojekte verschaffen.

Wie das Fördercafé bei förderfähigen Kosten der Forschungszulage unterstützt

Die Frage, welche Kosten tatsächlich als förderfähig anerkannt werden, ist in der Praxis oft nicht eindeutig zu beantworten. Gerade bei Softwareprojekten, KI-Vorhaben oder komplexen Produktentwicklungsprojekten liegt die Herausforderung darin, die richtigen Tätigkeiten und Kosten klar abzugrenzen und überzeugend zu dokumentieren. Dabei ist insbesondere zu beachten, dass förderfähige F&E-Tätigkeiten von normalen Entwicklungsarbeiten, Routinetätigkeiten und Standardimplementierungen sauber getrennt werden müssen.

Das Fördercafé unterstützt dich unter anderem bei:

• der Prüfung, welche Kostenpositionen im konkreten Projekt grundsätzlich als förderfähig eingestuft werden können,
• der Abgrenzung förderfähiger F&E-Tätigkeiten von nicht förderfähigen Routinetätigkeiten und Standardentwicklungen,
• der strukturierten Aufbereitung von Stundenaufzeichnungen und Kostennachweisen,
• der Vorbereitung des BSFZ-Antrags und der begleitenden Projektbeschreibung,
• der Abstimmung mit dem Finanzamt und der Klärung offener Fragen zu Bemessungsgrundlage und Förderhöhe.

Wenn du prüfen möchtest, welche Kosten deines Entwicklungsprojekts für die Forschungszulage relevant sein könnten, lässt sich das gemeinsam mit dem Fördercafé fachlich einordnen. Eine frühzeitige Prüfung spart später Aufwand und erhöht die Qualität des Antrags deutlich.

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