Ein KI-Projekt kann über die Forschungszulage gefördert werden, wenn es die Kriterien für Forschung und Entwicklung (F&E) nach dem Forschungszulagengesetz (FZulG) erfüllt. Entscheidend ist nicht, ob dein Projekt mit Künstlicher Intelligenz arbeitet, sondern ob es echte technische Unsicherheiten überwindet und neues Wissen erzeugt. Die folgenden Abschnitte erklären, worauf es bei KI-Projekten konkret ankommt.

Welche KI-Aktivitäten erkennt das Finanzamt als Forschung an?

Das Finanzamt erkennt KI-Aktivitäten als Forschung an, wenn sie auf die Gewinnung neuer Erkenntnisse oder die Entwicklung neuer technischer Lösungen abzielen und der Ausgang nicht von vornherein feststeht. Maßgeblich sind drei Kernkriterien: Neuartigkeit, Unsicherheit und Systematik. Routinemäßige Anwendungen bekannter KI-Methoden fallen nicht darunter.

Konkret bedeutet das: Wer ein vortrainiertes Modell wie GPT oder ein fertiges Framework lediglich konfiguriert und in ein bestehendes System einbindet, betreibt keine förderfähige F&E. Wer hingegen ein eigenes Modell entwickelt, neue Architekturen erprobt, Trainingsdaten für einen bisher ungelösten Anwendungsfall aufbereitet oder Algorithmen für ein spezifisches technisches Problem neu konzipiert, kann im Rahmen der Förderung von Forschungs- und Entwicklungsprojekten förderfähige Tätigkeiten vorweisen.

Typisch förderfähige KI-Tätigkeiten

• Entwicklung neuer Machine-Learning-Architekturen oder -Algorithmen für einen spezifischen, bisher nicht gelösten Anwendungsfall
• Erforschung geeigneter Trainingsstrategien, wenn keine etablierten Methoden existieren
• Aufbau und Aufbereitung eigener Datensätze für neuartige Erkennungsaufgaben
• Entwicklung hybrider Systeme, die KI-Komponenten mit physikalischen Modellen oder anderen Verfahren kombinieren
• Grundlegende Verbesserung von Modellgenauigkeit, Robustheit oder Effizienz, wenn dafür keine Standardlösung verfügbar ist

Nicht förderfähige KI-Tätigkeiten

• Einsatz und Feinabstimmung kommerzieller KI-APIs ohne eigene wissenschaftliche Fragestellung
• Routinemäßige Implementierung bekannter Modelle in bestehende Softwareprodukte
• Datenpflege, Systemintegration und laufender Betrieb
• Qualitätssicherung ohne Entwicklungscharakter

Die Abgrenzung ist im Einzelfall oft nicht trivial. Viele KI-Projekte enthalten sowohl förderfähige als auch nicht förderfähige Anteile. Entscheidend ist, die F&E-Anteile klar zu identifizieren und von der regulären Produktentwicklung abzugrenzen.

Was sind die konkreten Fördervoraussetzungen für KI-Projekte?

Damit dein KI-Projekt die Forschungszulage erhält, müssen vier Kernvoraussetzungen erfüllt sein: Das Vorhaben muss einer der anerkannten F&E-Kategorien zuzuordnen sein – Grundlagenforschung, industrielle Forschung oder experimentelle Entwicklung –, es muss systematisch durchgeführt werden, es muss eine technische Unsicherheit beinhalten, und die Kosten müssen dem Vorhaben klar zugeordnet werden können.

Für KI-Projekte ist die Kategorie der experimentellen Entwicklung am häufigsten relevant. Sie umfasst den Erwerb, die Kombination und die Nutzung vorhandenen Wissens, um neue Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu entwickeln oder bestehende erheblich zu verbessern. „Erheblich” meint dabei nicht eine neue Benutzeroberfläche oder ein zusätzliches Feature, sondern eine substanzielle technische Neuerung. Außerdem muss die Lösung zu Projektbeginn weder offensichtlich noch mit etablierten Standardmethoden problemlos umsetzbar gewesen sein.

Dein Unternehmen muss zudem in Deutschland steuerpflichtig sein. Antragsberechtigt sind Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften aller Größen – also auch Mittelständler und größere Technologieunternehmen. Die Forschungszulage ist nicht auf Start-ups oder kleine Unternehmen beschränkt.

Ein weiterer zentraler Punkt: Die technische Unsicherheit muss zu Beginn des Projekts bestehen. Das heißt, es darf zu Projektstart nicht feststehen, ob und wie das technische Ziel erreichbar ist. Bei KI-Projekten kann diese Unsicherheit zum Beispiel darin liegen, ob ein Modell die gewünschte Genauigkeit auf einem spezifischen Datensatz überhaupt erreichen kann oder ob eine bestimmte Architektur für den Anwendungsfall geeignet ist. Anders als bei Förderprogrammen wie ZIM oder Horizon Europe, bei denen die Förderfähigkeit vor Projektbeginn geprüft und beantragt werden muss, kann die Forschungszulage aufgrund ihrer steuerlichen Ausgestaltung auch für bereits laufende oder abgeschlossene Vorhaben geltend gemacht werden – sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und die jeweiligen Veranlagungszeiträume noch nicht bestandskräftig abgeschlossen wurden. Mehr zu den Fördervoraussetzungen für Innovationsprojekte gibt es auf den entsprechenden Seiten des Fördercafés.

Wie hoch ist die Förderung, die ein KI-Projekt erhalten kann?

Die konkrete Förderhöhe hängt davon ab, in welchem Zeitraum das F&E-Vorhaben durchgeführt wurde, da sich die gesetzlichen Regelungen zur Forschungszulage im Laufe der Zeit geändert haben und weiter ändern können. Für Vorhaben aus unterschiedlichen Jahren – etwa 2022, 2024/2025 oder ab 2026 – können verschiedene Fördersätze, Bemessungsgrundlagen und Pauschalen gelten. Projekte, die sich über mehrere Regelungszeiträume erstrecken, können entsprechend unterschiedliche Sätze enthalten. Die jeweils gültigen Konditionen solltest du daher immer bezogen auf den konkreten Projektzeitraum prüfen.

Die Forschungszulage wird nicht als Zuschuss ausgezahlt, sondern mit der Körperschaft- oder Einkommensteuer verrechnet. Das bedeutet: Auch Unternehmen, die in einem Jahr keinen oder nur geringen Gewinn erzielen, erhalten die Zulage in Form einer Steuererstattung. Das macht das Instrument besonders attraktiv für wachsende Technologieunternehmen und KI-Projekte mit hohem Personalaufwand in der Entwicklungsphase.

Zu den förderfähigen Kosten zählen bei eigenbetrieblicher F&E primär die Personalkosten der im Projekt eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Eigenleistungen von Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmern. Darüber hinaus können Kosten für Auftragsforschung berücksichtigt werden, wobei ein reduzierter Anteil der beauftragten Kosten als Bemessungsgrundlage angesetzt wird. Unter bestimmten Voraussetzungen sind außerdem Wertminderungen auf bestimmte Wirtschaftsgüter sowie Gemein- und Betriebskostenpauschalen anrechenbar – etwa die ab 2026 geltende 20-%-Pauschale für Gemein- und Betriebskosten, die jedoch nur auf Vorhaben angewendet werden darf, für die die entsprechende gesetzliche Voraussetzung tatsächlich erfüllt ist. Sachkosten wie Softwarelizenzen oder Maschinen sind hingegen nicht pauschal förderfähig; hier gelten enge Ausnahmen und spezifische Regelungen, die im Einzelfall zu prüfen sind.

Wie läuft die Antragstellung für die Forschungszulage Schritt für Schritt ab?

Die Antragstellung für die Forschungszulage erfolgt in zwei getrennten Schritten: Zunächst wird bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) eine Bescheinigung beantragt, die das Vorhaben als förderfähige F&E anerkennt. Die BSFZ prüft dabei ausschließlich den inhaltlichen F&E-Charakter des Projekts – nicht die Kosten. Danach wird beim zuständigen Finanzamt der eigentliche Antrag auf Forschungszulage gestellt, das seinerseits die Kosten prüft und die Zulage festsetzt.

1. Projektbeschreibung und Vorbereitung: Das KI-Projekt wird schriftlich beschrieben. Dazu gehören Ziele, technische Herausforderungen, eingesetzte Methoden, Abgrenzung zur Routineentwicklung und die erwarteten Ergebnisse. Der Fokus liegt auf dem Entwicklungs- und Erkenntnisprozess, nicht auf der Beschreibung des fertigen Produkts. Diese Beschreibung bildet die Grundlage für die BSFZ-Prüfung.
2. Antrag bei der BSFZ: Der Antrag wird über das Online-Portal der BSFZ eingereicht. Die BSFZ prüft den inhaltlichen F&E-Charakter des Vorhabens anhand der Kriterien Neuartigkeit, Unsicherheit und Systematik – nicht die konkreten Kosten. Nach positiver Prüfung wird eine Bescheinigung ausgestellt.
3. Kostenermittlung: Parallel oder nach der Bescheinigung werden die förderfähigen Kosten ermittelt. Dabei werden Personalkosten, Eigenleistungen, Auftragsforschungskosten sowie gegebenenfalls anrechenbare Wertminderungen und Pauschalen sorgfältig voneinander abgegrenzt. Welche Pauschalen und Sätze konkret anwendbar sind, richtet sich nach dem Zeitraum des Vorhabens. Bei Personalkosten wird in der Regel auf Stundenaufzeichnungen und Lohnabrechnungen zurückgegriffen.
4. Antrag beim Finanzamt: Mit der BSFZ-Bescheinigung und den Kostennachweisen wird der Antrag auf Forschungszulage beim zuständigen Finanzamt eingereicht. Das Finanzamt prüft die Kosten, setzt die Zulage fest und verrechnet sie mit der Steuerschuld.

Ein wichtiger Hinweis: Die Antragstellung bei der BSFZ kann auch für bereits laufende oder abgeschlossene Projekte rückwirkend erfolgen, sofern das Wirtschaftsjahr noch nicht bestandskräftig veranlagt wurde. Projekte aus vergangenen Jahren können also unter Umständen noch berücksichtigt werden. Bei rückwirkenden Anträgen spielen vorhandene Projektdokumentation, Nachweise und die geltenden Fristen eine besonders große Rolle. Diese Möglichkeit besteht aufgrund der steuerlichen Ausgestaltung der Forschungszulage und ist ausdrücklich nicht mit klassischen Förderprogrammen wie ZIM oder Horizon Europe gleichzusetzen, bei denen der Antrag grundsätzlich vor Projektbeginn gestellt werden muss. Wenn du Förderung für Software- und KI-Projekte suchst, solltest du diese Möglichkeit frühzeitig prüfen.

Kann ein KI-Projekt gleichzeitig andere Förderprogramme nutzen?

Ja, ein KI-Projekt kann grundsätzlich gleichzeitig die Forschungszulage und andere Förderprogramme nutzen, allerdings dürfen dieselben Kosten nicht doppelt gefördert werden. Bei einer Kombination mit Zuschüssen wie dem Zentralen Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM) oder EU-Förderprogrammen müssen die jeweiligen Kosten klar voneinander abgegrenzt werden.

Die Forschungszulage ist eine steuerliche Förderung und funktioniert nach anderen Regeln als projektgebundene Zuschüsse. In der Praxis bedeutet das: Kosten, die bereits durch einen ZIM-Zuschuss oder ein anderes Förderprogramm abgedeckt werden, können nicht zusätzlich als Bemessungsgrundlage für die Forschungszulage herangezogen werden. Kosten, die nicht durch andere Programme gefördert werden, können dagegen in die Forschungszulage einfließen. Wichtig ist außerdem, dass bei ZIM und vergleichbaren Programmen die Förderfähigkeit grundsätzlich vor Projektbeginn geprüft und beantragt werden muss – eine rückwirkende Antragstellung ist dort, anders als bei der Forschungszulage, nicht vorgesehen.

Ein häufig genutzter Ansatz bei größeren KI-Projekten ist die Kombination aus projektgebundenen Zuschüssen für bestimmte Arbeitspakete und der Forschungszulage für die verbleibenden förderfähigen Kosten – insbesondere Personalkosten und gegebenenfalls Auftragsforschungskosten. Diese Strategie erfordert eine sorgfältige Kostenabgrenzung und sollte frühzeitig geplant werden. Informationen zu weiteren Fördermöglichkeiten für Innovationsprojekte helfen dabei, die passende Kombination zu identifizieren.

Welche Dokumentation braucht ein KI-Projekt für die Forschungszulage?

Ein KI-Projekt braucht für die Forschungszulage zwei Arten von Dokumentation: eine inhaltliche Projektbeschreibung, die die F&E-Qualität des Vorhabens belegt, und eine kostenbezogene Dokumentation, die den Personalaufwand und weitere förderfähige Kosten nachweist. Beide Ebenen müssen vollständig und konsistent sein.

Inhaltliche Projektdokumentation

Die Projektbeschreibung für die BSFZ sollte folgende Punkte abdecken:

• Ausgangssituation und Problemstellung: Was war der Stand der Technik zu Projektbeginn, und warum reichten bestehende Lösungen nicht aus?
• Technische Zielsetzung: Was soll das KI-System leisten, was bisher nicht möglich war?
• Technische Unsicherheiten: Welche konkreten Fragen waren zu Beginn offen – und warum war die Lösung weder offensichtlich noch mit Standardmethoden erreichbar?
• Neuartigkeit: Inwiefern geht das Vorhaben über den bekannten Stand der Technik hinaus?
• Vorgehensweise und Methodik: Wie wurde das Problem systematisch angegangen?
• Abgrenzung zur Routineentwicklung: Warum handelt es sich nicht um eine normale Produktentwicklung, Wartung oder Standardimplementierung?
• Ergebnisse und gewonnene Erkenntnisse: Was wurde gelernt, auch wenn das Ziel nicht vollständig erreicht wurde?

Kostenbezogene Dokumentation

Für die Kostenermittlung sind folgende Unterlagen relevant:

• Stundenaufzeichnungen der im Projekt tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aufgeschlüsselt nach F&E-Tätigkeiten
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen als Basis für die Personalkostenberechnung
• Nachweise zu Eigenleistungen, sofern diese als Bemessungsgrundlage geltend gemacht werden
• Projektpläne, Protokolle, Zwischenberichte, technische Spezifikationen oder sonstige Arbeitsnachweise
• Bei agilen Projekten: Sprint-Dokumentation, Git-/Commit-Historien oder Projektmanagement-Nachweise, die F&E-Tätigkeiten klar von Routineentwicklung trennen
• Bei Auftragsforschung: Verträge und Rechnungen der beauftragten Einrichtungen

Ein häufiger Fehler ist das Fehlen zeitnaher Stundenaufzeichnungen. Nachträgliche Schätzungen werden von der Finanzverwaltung kritisch gesehen und können zur Ablehnung oder Kürzung führen. Wenn du ein KI-Projekt in der Forschungszulage geltend machen möchtest, solltest du die Zeiterfassung von Beginn an konsequent einrichten. Das Fördercafé unterstützt dich dabei, die Dokumentation von Anfang an richtig aufzusetzen, damit keine Nachweise fehlen, wenn der Antrag gestellt wird.

Wie das Fördercafé bei der Forschungszulage für KI-Projekte unterstützt

Die Einordnung eines KI-Projekts als förderfähige F&E ist einer der kritischsten und gleichzeitig fehleranfälligsten Schritte im gesamten Prozess. Eine zu vage Projektbeschreibung, fehlende Abgrenzung zur Routineentwicklung oder unvollständige Kostennachweise führen häufig zu Ablehnungen oder vermeidbaren Kürzungen.

Das Fördercafé unterstützt dich bei einem konkreten KI- oder Softwareentwicklungsprojekt unter anderem bei:

• der fachlichen Prüfung, ob dein Vorhaben grundsätzlich die F&E-Kriterien nach dem FZulG – Neuartigkeit, Unsicherheit und Systematik – erfüllt,
• der Abgrenzung förderfähiger F&E-Tätigkeiten von normaler Entwicklungsarbeit, Wartung und Standardimplementierung,
• der strukturierten Ausarbeitung der Projektbeschreibung für den BSFZ-Antrag,
• der Identifikation und Aufbereitung technischer Unsicherheiten und Entwicklungsrisiken,
• der Ermittlung und Abgrenzung förderfähiger Kosten – insbesondere Personalkosten, Eigenleistungen und Auftragsforschungskosten – sowie der korrekten Behandlung von Pauschalen und Sonderregelungen unter Berücksichtigung des jeweiligen Projektzeitraums und etwaiger kombinierter Förderprogramme,
• der Begleitung des gesamten Antragsprozesses von der BSFZ-Bescheinigung bis zur steuerlichen Festsetzung durch das Finanzamt.

Wenn du prüfen möchtest, ob dein KI-Projekt für die Forschungszulage infrage kommt, kannst du dein Vorhaben gemeinsam mit dem Fördercafé fachlich einordnen lassen. Eine frühzeitige Prüfung spart Zeit, vermeidet typische Fehler und schafft Klarheit darüber, welche Förderinstrumente für dein Projekt tatsächlich relevant sind.

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