Bei einem ZIM-Entwicklungsprojekt können grundsätzlich drei Kostenkategorien gefördert werden: Personalkosten, projektbezogene Aufträge an Dritte sowie übrige Projektkosten wie Materialien oder Gerätenutzung. Welche Ausgaben konkret anerkannt werden, hängt von der Projektform ab, also davon, ob es sich um ein Einzel- oder Kooperationsprojekt handelt. Die folgenden Abschnitte klären die wichtigsten Fragen rund um ZIM-förderfähige Kosten.

Welche Kostenarten erkennt das ZIM-Programm grundsätzlich an?

Das ZIM-Programm erkennt drei Hauptkategorien von Kosten an: Personalkosten für Mitarbeitende, die direkt am Projekt arbeiten, Kosten für Aufträge an externe Unternehmen oder Forschungseinrichtungen sowie übrige Projektkosten, zu denen unter anderem Materialien, Schutzrechte und die anteilige Nutzung von Geräten zählen. Diese Kategorien gelten sowohl für Einzel- als auch für Kooperationsprojekte, wobei die jeweiligen Obergrenzen und Bedingungen variieren.

Wichtig zu verstehen: Das ZIM fördert ausschließlich Kosten, die unmittelbar und nachweisbar dem Forschungs- und Entwicklungsvorhaben zugeordnet werden können. Allgemeine Betriebskosten, Verwaltungsaufwand oder Ausgaben, die nicht direkt zur technischen Entwicklung beitragen, sind grundsätzlich nicht förderfähig. Die Abgrenzung zwischen projektbezogenen und allgemeinen Betriebskosten ist in der Praxis eine der häufigsten Herausforderungen bei der Antragstellung.

Für Kooperationsprojekte, bei denen Unternehmen gemeinsam mit Forschungseinrichtungen oder anderen Firmen entwickeln, gelten zusätzliche Regelungen: Jeder Projektpartner plant und kalkuliert seinen eigenen Kostenblock, und die Förderquoten können je nach Partnertyp unterschiedlich ausfallen. Eine sorgfältige Kostenkalkulation ist daher nicht nur für die Antragstellung entscheidend, sondern auch für die spätere Abrechnung.

Wie werden Personalkosten bei ZIM-Projekten berechnet und nachgewiesen?

Personalkosten sind in der Regel der größte Kostenblock eines ZIM-Projekts. Sie werden auf Basis eines Stundensatzes berechnet, der sich aus dem Bruttojahresgehalt der jeweiligen Person zuzüglich eines pauschalen Aufschlags für Arbeitgeberanteile ergibt. Dieser Stundensatz wird mit den nachgewiesenen Projektstunden multipliziert. Für den Nachweis sind Stundenaufzeichnungen zwingend erforderlich.

In der Praxis bedeutet das: Jede Person, die am Projekt arbeitet, muss ihre Projektstunden laufend und projektbezogen dokumentieren. Pauschalzuweisungen oder nachträgliche Schätzungen werden bei der Prüfung nicht akzeptiert. Empfehlenswert ist eine monatliche Erfassung, die klar zwischen Projektarbeit und regulären Betriebsaufgaben unterscheidet.

Ein hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen plant ein ZIM-Entwicklungsprojekt mit einer Laufzeit von 24 Monaten. Zwei Entwicklerinnen arbeiten jeweils 50 Prozent ihrer Arbeitszeit am Projekt. Liegt der anrechenbare Stundensatz bei je 45 Euro, ergeben sich bei rund 800 Projektstunden pro Person und Jahr Personalkosten von etwa 72.000 Euro pro Jahr, also rund 144.000 Euro über die gesamte Projektlaufzeit. Dieser Betrag bildet die Grundlage für die Berechnung der Fördersumme.

Können Investitionen in Geräte und Maschinen über ZIM gefördert werden?

Vollständige Geräteanschaffungen sind bei ZIM in der Regel nicht förderfähig. Was anerkannt wird, ist die projektanteilige Nutzung von Geräten und Maschinen, die bereits im Unternehmen vorhanden sind oder speziell für das Projekt beschafft werden. Die Abschreibung erfolgt nach handelsrechtlichen Grundsätzen, und nur der Anteil, der direkt auf die Projektarbeit entfällt, kann als Projektkosten geltend gemacht werden.

Konkret heißt das: Wenn ein Prüfgerät für das Entwicklungsprojekt zu 30 Prozent genutzt wird, können 30 Prozent der jährlichen Abschreibung als förderfähige Kosten angesetzt werden. Eine vollständige Förderung des Kaufpreises ist nicht möglich. Diese Regelung gilt für Geräte, Laborausstattung und ähnliche Sachmittel.

Für Materialien, die im Rahmen der Entwicklung verbraucht werden, also Prototypenmaterialien, Testkomponenten oder Versuchsstoffe, gilt eine andere Regelung: Diese können in voller Höhe als Projektkosten angesetzt werden, sofern der direkte Projektbezug nachgewiesen wird. Auch Kosten für Schutzrechte, die unmittelbar aus dem Projekt entstehen, können unter die übrigen Projektkosten fallen.

Was gilt für Aufträge an externe Dienstleister und Forschungseinrichtungen?

Aufträge an externe Unternehmen oder Forschungseinrichtungen sind bei ZIM als sogenannte Auftragsforschung oder Fremdleistungen förderfähig, jedoch nur bis zu einer bestimmten Obergrenze und unter der Bedingung, dass die Leistung direkt zum Entwicklungsziel beiträgt. Bei Einzelprojekten können Fremdleistungen bis zu einem festgelegten Anteil der gesamten förderfähigen Kosten angesetzt werden.

Bei Kooperationsprojekten, in denen eine Forschungseinrichtung offizieller Projektpartner ist, gelten andere Bedingungen: Die Forschungseinrichtung hat einen eigenen Kostenplan und eigene Förderquoten. Hier ist die Zusammenarbeit stärker formalisiert und muss bereits bei der Antragstellung klar definiert sein, einschließlich Arbeitsaufteilung, Leistungsumfang und Verwertungsrechten.

Wichtig für die Praxis: Externe Dienstleister müssen mit einem schriftlichen Vertrag beauftragt werden, und die Rechnungen müssen eindeutig dem Projekt zugeordnet sein. Pauschale Beratungsleistungen ohne klaren Projektbezug werden nicht anerkannt. Wer externe Entwicklungspartner einbinden möchte, sollte die Fördermöglichkeiten für Innovationsprojekte frühzeitig prüfen, um die richtige Projektform zu wählen.

Welche Kosten sind bei ZIM ausdrücklich nicht förderfähig?

Nicht förderfähig bei ZIM sind allgemeine Betriebskosten wie Miete, Strom, Buchhaltung oder Marketingausgaben, auch wenn sie während der Projektlaufzeit anfallen. Ebenso ausgeschlossen sind Umsatzsteuer, sofern das Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist, sowie Kosten für routinemäßige Produktentwicklung oder Serienproduktion, die keinen Forschungs- und Entwicklungscharakter haben.

Weitere nicht förderfähige Kostenpositionen umfassen:

• Vertriebskosten und Markteinführungsmaßnahmen
• Reisekosten, die nicht direkt projektbezogen sind
• Vollständige Anschaffungskosten für Geräte (nur anteilige Abschreibung ist zulässig)
• Allgemeine Weiterbildungsmaßnahmen ohne direkten Projektbezug
• Kosten, die vor dem offiziellen Projektbeginn entstanden sind

Der letzte Punkt ist besonders wichtig: Mit dem Projekt darf erst nach Erhalt des Zuwendungsbescheids begonnen werden. Kosten, die vor diesem Datum entstehen, sind grundsätzlich nicht förderfähig, unabhängig davon, wie eng sie mit dem Vorhaben zusammenhängen. Wer bereits in die Entwicklung eingestiegen ist, bevor der Antrag bewilligt wurde, riskiert den Verlust der Förderung für diese Ausgaben.

Wie hoch ist die ZIM-Förderquote und welche Fördersummen sind realistisch?

Die ZIM-Förderquote liegt für kleine und mittlere Unternehmen in der Regel zwischen 35 und 55 Prozent der förderfähigen Kosten, abhängig von Unternehmensgröße und Projektform. Kleinere Unternehmen erhalten dabei in der Regel höhere Förderquoten als mittlere. Die maximale Fördersumme pro Projekt und Unternehmen ist programmabhängig gedeckelt.

Um realistische Fördersummen einzuschätzen, hilft ein konkretes Beispiel: Ein kleines Unternehmen plant ein Einzelprojekt mit förderfähigen Gesamtkosten von 300.000 Euro, bestehend aus 220.000 Euro Personalkosten, 50.000 Euro für Fremdleistungen und 30.000 Euro für Materialien und Gerätenutzung. Bei einer Förderquote von 45 Prozent ergibt sich eine Zuwendung von 135.000 Euro. Dieser Betrag wird nicht als Vorschuss ausgezahlt, sondern in Tranchen nach Einreichung von Zwischenberichten und Zahlungsanforderungen.

Für Kooperationsprojekte können die Fördersummen entsprechend höher ausfallen, weil mehrere Projektpartner jeweils eigene förderfähige Kosten einbringen. Forschungseinrichtungen als Kooperationspartner profitieren dabei oft von noch höheren Förderquoten. Wer Investitions- und Entwicklungsprojekte plant, sollte die Projektform und Kostenkalkulation daher frühzeitig und strategisch aufsetzen.

Hinweis zum aktuellen Programmstatus: Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels (2026) besteht beim ZIM ein temporärer Antragsstopp für neue Einzel- und Kooperationsprojekte. Ausnahmen gelten für bestimmte internationale Kooperationen im Rahmen bilateraler oder multilateraler Ausschreibungen. Vor einer Antragstellung sollte der aktuelle Status des Programms geprüft werden.

So unterstützt dich das Fördercafé bei ZIM-förderfähigen Kosten

Die Kostenkalkulation für ein ZIM-Projekt klingt im ersten Moment überschaubar, ist in der Praxis aber fehleranfällig: Welche Stundensätze sind ansetzbar? Wie wird die Gerätenutzung korrekt abgebildet? Welche Fremdleistungen werden anerkannt? Fehler in der Kostenkalkulation können dazu führen, dass Ausgaben bei der Prüfung nicht anerkannt werden oder die Fördersumme nachträglich gekürzt wird.

Das Fördercafé unterstützt dich dabei, dein ZIM-Projekt von Anfang an solide aufzusetzen:

• Förderfähigkeitsprüfung: Das Fördercafé bewertet, ob dein Vorhaben die inhaltlichen Voraussetzungen für ZIM erfüllt und welche Projektform am besten passt.
• Kostenkalkulation: Gemeinsam wird ein vollständiger und prüfungssicherer Kostenplan erarbeitet, der alle förderfähigen Positionen korrekt abbildet.
• Antragsbegleitung: Das Fördercafé übernimmt die Vorbereitung der Antragsunterlagen und begleitet den gesamten Prozess bis zum Zuwendungsbescheid.
• Projektadministration: Auch nach Projektstart unterstützt das Fördercafé bei Zwischenberichten, Zahlungsanforderungen und der korrekten Dokumentation der Projektstunden.

Wenn du wissen möchtest, ob dein Entwicklungsvorhaben ZIM-fähig ist und wie eine realistische Fördersumme aussehen könnte, sprich mit dem Fördercafé. Auf der Seite zu Innovationsförderung findest du weitere Informationen und kannst direkt eine erste Einschätzung anfragen.

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