Kann ich die Forschungszulage beantragen, wenn das Entwicklungsprojekt bereits läuft?

14. Oktober 2026
5 min Lesezeit
Fachkraft analysiert Projektzeitpläne und Förderdokumente am Konferenztisch mit geöffnetem Laptop und Datendiagrammen.

Ja, die Forschungszulage kann grundsätzlich auch dann beantragt werden, wenn ein Entwicklungsprojekt bereits läuft. Entscheidend ist, dass die Bescheinigung bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) noch vor Abschluss des Projekts beantragt wird und die angefallenen Kosten dem richtigen Wirtschaftsjahr zugeordnet werden können. Welche Aufwendungen noch berücksichtigt werden können, wie der Antragsprozess bei laufenden Projekten abläuft und was jetzt konkret zu tun ist, erklärt dieser Artikel.

Gilt die Forschungszulage auch für bereits gestartete Projekte?

Ja, die Forschungszulage gilt grundsätzlich auch für Projekte, die bereits begonnen haben. Anders als viele klassische Förderprogramme kennt die Forschungszulage kein striktes Verbot des vorzeitigen Maßnahmenbeginns. Förderrelevant sind die Aufwendungen, die ab dem Wirtschaftsjahr entstehen, für das der Antrag auf Forschungszulage beim Finanzamt gestellt wird. Wenn du also mitten in einem Forschung-und-Entwicklung-(F&E)-Projekt steckst, hast du in der Regel noch gute Chancen, zumindest einen Teil der Kosten geltend zu machen.

Der häufigste Irrtum in der Praxis: Unternehmen gehen davon aus, sie hätten den richtigen Zeitpunkt verpasst, weil das Projekt schon seit Monaten läuft. Das stimmt so nicht. Die Forschungszulage ist eine steuerliche Fördermaßnahme, die rückwirkend auf Wirtschaftsjahre angewendet wird – das unterscheidet sie grundlegend von klassischen F&E-Förderprogrammen wie ZIM oder Horizon Europe, bei denen der Antrag in der Regel vor Projektbeginn gestellt werden muss. Wer im laufenden Jahr einen BSFZ-Antrag stellt, kann Aufwendungen berücksichtigen, die in diesem oder im vorangegangenen Wirtschaftsjahr angefallen sind, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dabei gilt: Welche Fördersätze, Pauschalen und Höchstbeträge konkret anwendbar sind, hängt immer vom jeweiligen Zeitraum des F&E-Vorhabens ab – die Regelungen für 2022, 2024/2025 und ab 2026 können sich voneinander unterscheiden.

Die einzige echte zeitliche Schranke, die du im Blick behalten musst: Die Bescheinigung durch die BSFZ muss vor Abschluss des Projekts beantragt werden. Projekte, die bereits vollständig abgeschlossen sind, können nicht mehr bescheinigt werden.

Welche Aufwendungen sind noch förderfähig, wenn der Antrag später kommt?

Förderfähig im Rahmen der Forschungszulage sind grundsätzlich Personalkosten für F&E-tätige Mitarbeitende, Eigenleistungen von Einzelunternehmern und Gesellschaftern, Kosten für beauftragte externe Forschungsdienstleister (Auftragsforschung) sowie unter bestimmten Voraussetzungen die Wertminderung bestimmter abnutzbarer beweglicher Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die für F&E-Tätigkeiten genutzt werden. Darüber hinaus kann unter bestimmten Voraussetzungen eine Gemein- und Betriebskostenpauschale berücksichtigt werden – ab 2026 etwa eine gesetzlich verankerte Pauschale, sofern die entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt sind. Sachkosten wie Softwarelizenzen oder Maschinen sind hingegen nicht pauschal direkt förderfähig – hier gelten spezifische Ausnahmen und Pauschalen, die sauber voneinander zu trennen sind.

Wenn du den Antrag stellst, während das Projekt bereits läuft, sind in der Regel alle Aufwendungen berücksichtigungsfähig, die ab dem Beginn des Wirtschaftsjahres angefallen sind, in dem der Antrag auf Forschungszulage beim Finanzamt eingereicht wird.

Konkret bedeutet das: Wer im Laufe des Jahres 2026 einen Antrag stellt, kann Aufwendungen aus dem gesamten Wirtschaftsjahr 2026 geltend machen, auch wenn das Projekt schon im Januar gestartet ist. Kosten aus Vorjahren können unter bestimmten Umständen ebenfalls noch relevant sein, wenn der Antrag auf Forschungszulage noch für das entsprechende Wirtschaftsjahr gestellt wird. Zu beachten ist dabei, dass für unterschiedliche Zeiträume unterschiedliche Regelungen gelten können – ein Vorhaben, das sich über 2024/2025 und 2026 erstreckt, kann daher Mischzeiträume mit unterschiedlichen Förderbedingungen enthalten.

Zu den typisch förderfähigen Kosten bei laufenden Projekten zählen:

  • Personalkosten der Mitarbeitenden, die nachweislich F&E-Tätigkeiten ausgeführt haben
  • Eigenleistungen von Einzelunternehmern und Gesellschaftern auf Basis eines pauschalen Stundensatzes für eigene F&E-Tätigkeiten
  • Kosten für externe Auftragnehmer im Rahmen von Auftragsforschung, die F&E-Leistungen erbracht haben
  • Wertminderung bestimmter abnutzbarer beweglicher Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die für F&E eingesetzt werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind
  • Gemein- und Betriebskostenpauschalen, soweit gesetzlich vorgesehen und die jeweiligen Voraussetzungen für den betreffenden Zeitraum erfüllt sind

Nicht förderfähig sind reine Produktionskosten, Vertriebsaufwände oder Tätigkeiten, die nicht dem F&E-Kern des Projekts zuzurechnen sind. Sachkosten wie Softwarelizenzen oder Maschinen sind nicht pauschal direkt förderfähig. Wichtig ist dabei: Nicht jede neue Softwareentwicklung und nicht jedes KI-Projekt ist automatisch förderfähige F&E. Entscheidend ist, ob das Projekt technisch oder wissenschaftlich Neues entwickelt (Neuartigkeit), ob eine echte technische Unsicherheit bestand (Unsicherheit) und ob systematisch vorgegangen wurde (Systematik). Gerade bei Softwareentwicklungs- und Künstliche-Intelligenz-(KI)-Projekten müssen förderfähige F&E-Anteile klar von normaler Entwicklungsarbeit, Routineimplementierungen oder der reinen Integration bekannter Technologien abgegrenzt werden. Einen Überblick über die Förderung von Software- und KI-Projekten bietet das Fördercafé auf seiner Webseite.

Wie läuft der Antragsprozess bei einem laufenden Projekt ab?

Bei einem laufenden Projekt folgt der Antragsprozess für die Forschungszulage denselben Schritten wie bei einem neu startenden Projekt. Der einzige Unterschied: Das Projekt existiert bereits, und die Projektbeschreibung muss auf Basis der tatsächlichen Entwicklungsarbeit formuliert werden. Der Prozess läuft in zwei Stufen ab – zuerst die Bescheinigung durch die BSFZ, die den inhaltlichen F&E-Charakter des Vorhabens beurteilt, dann der Antrag auf Forschungszulage beim zuständigen Finanzamt, das die Kosten prüft und die Forschungszulage gewährt.

Die Schritte im Überblick:

  1. Prüfung der F&E-Qualität des Projekts: Zunächst ist zu klären, ob das laufende Projekt die Kriterien der Forschungszulage erfüllt. Entscheidend sind die drei Kernkriterien: Neuartigkeit, Unsicherheit und Systematik. Normale Produktpflege, Routineentwicklung, Bugfixing oder die reine Konfiguration bestehender Systeme gelten nicht als F&E.
  2. Antrag auf BSFZ-Bescheinigung: Der Antrag wird online über das BSFZ-Portal gestellt. Dabei ist das Projekt inhaltlich zu beschreiben – mit Fokus auf dem technischen Ziel, dem Neuheitscharakter, dem bestehenden Stand der Technik, den konkreten technischen Unsicherheiten und der systematischen Vorgehensweise. Die beteiligten Mitarbeitenden sind zu benennen. Bei laufenden Projekten kann die Beschreibung auf bereits vorliegende Projektdokumentation aufbauen.
  3. Prüfung durch die BSFZ: Die BSFZ prüft, ob das Vorhaben die Anforderungen an ein förderfähiges F&E-Projekt erfüllt – also ob Neuartigkeit, Unsicherheit und Systematik gegeben sind. Im Zweifelsfall werden Rückfragen gestellt.
  4. Antrag auf Forschungszulage beim Finanzamt: Nach Erhalt der Bescheinigung wird der Antrag auf Forschungszulage beim zuständigen Finanzamt eingereicht. Das Finanzamt prüft die tatsächlichen Aufwendungen und gewährt die Forschungszulage.
  5. Festsetzung und Verrechnung: Das Finanzamt setzt die Forschungszulage fest und verrechnet sie mit der Steuerschuld oder erstattet sie.

Wenn du ein laufendes Softwareprojekt oder ein KI-Projekt hast, solltest du den Antrag nicht weiter aufschieben. Jeder Monat ohne Bescheinigung ist ein Monat, in dem Aufwendungen entstehen, die möglicherweise nicht mehr vollständig berücksichtigt werden können. Mehr zur Forschungszulage und Innovationsförderung für Unternehmen findet sich im Überblick zu Innovationsthemen.

Was passiert, wenn das Projekt vor der Bescheinigung schon abgeschlossen ist?

Wenn ein F&E-Projekt vollständig abgeschlossen ist, bevor die BSFZ-Bescheinigung beantragt wurde, ist eine Förderung über die Forschungszulage in der Regel nicht mehr möglich. Die BSFZ bescheinigt nur laufende oder geplante Vorhaben. Ein bereits abgeschlossenes Projekt kann nicht mehr bescheinigt werden, weil der Förderzweck der Forschungszulage zukunftsgerichtete F&E-Tätigkeiten voraussetzt.

Das ist einer der häufigsten und teuersten Fehler, den Unternehmen in der Praxis machen: Sie entwickeln ein neues KI-System oder eine individuelle Softwarelösung, schließen das Projekt ab und wenden sich erst danach an eine Beratung. In diesem Fall ist die Förderchance in der Regel vertan – auch wenn das Projekt inhaltlich alle F&E-Kriterien, also Neuartigkeit, Unsicherheit und Systematik, erfüllt hätte. Dieser Fallstrick betrifft ausschließlich die Forschungszulage. Bei anderen F&E-Förderprogrammen wie ZIM oder Horizon Europe gelten eigene, programmspezifische Regelungen zum Antragszeitpunkt, die nicht mit der steuerlichen Logik der Forschungszulage gleichzusetzen sind.

Es gibt jedoch eine wichtige Ausnahme: Wenn ein Unternehmen mehrere aufeinander aufbauende Entwicklungsphasen hat und das nächste Teilprojekt noch nicht abgeschlossen ist, kann für diesen Teil noch ein Antrag gestellt werden. Ebenso können Projekte, die zwar technisch abgeschlossen sind, deren Ergebnisse aber noch in weiteren Entwicklungsstufen weitergeführt werden, unter Umständen noch teilweise berücksichtigt werden. Das erfordert jedoch eine sorgfältige Einzelfallprüfung.

Welche Unterlagen sollten jetzt sofort gesichert werden?

Wenn du ein laufendes F&E-Projekt hast und die Forschungszulage beantragen möchtest, solltest du sofort damit beginnen, die relevante Projektdokumentation zu sichern und zu strukturieren. Die BSFZ prüft den F&E-Charakter des Vorhabens, während das Finanzamt die tatsächlichen Aufwendungen prüft – beide Stellen werden im Laufe des Antragsprozesses Nachweise verlangen, die belegen, dass es sich um ein förderfähiges Forschungs- und Entwicklungsprojekt handelt und dass die geltend gemachten Kosten tatsächlich angefallen sind.

Folgende Unterlagen sollten umgehend gesichert werden:

  • Projektbeschreibungen und technische Konzepte: Interne Dokumente, die das Entwicklungsziel, die technischen Herausforderungen, den Stand der Technik und die systematische Vorgehensweise beschreiben
  • Stundenaufzeichnungen und Zeitnachweise: Nachweise darüber, welche Mitarbeitenden wie viele Stunden an F&E-Tätigkeiten gearbeitet haben – getrennt von Routineentwicklung und anderen Aufgaben
  • Lohn- und Gehaltsunterlagen: Dokumentation der Personalkosten der beteiligten Mitarbeitenden
  • Verträge und Rechnungen mit externen Entwicklungspartnern: Falls externe Dienstleister im Rahmen von Auftragsforschung an der F&E beteiligt waren, sind entsprechende Verträge und Rechnungen relevant
  • Entwicklungsprotokolle, Testberichte und Meeting-Notizen: Interne Protokolle, die den Entwicklungsfortschritt, aufgetretene technische Probleme und erzielte Erkenntnisse dokumentieren
  • Projektpläne, Git-/Commit-Historien und Sprint-Dokumentation: Dokumente, die zeigen, wie das Projekt strukturiert, geplant und methodisch bearbeitet wurde

Gerade bei Softwareentwicklungsprojekten und KI-Projekten fehlt diese Dokumentation häufig, weil Teams agil arbeiten und keine formellen Projektakten führen. Agile Methoden wie Scrum oder Kanban sind dabei nicht grundsätzlich problematisch – wichtig ist, F&E-Tätigkeiten sauber von Routineentwicklung zu trennen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Auch wenn die Dokumentation im Nachhinein aufgebaut werden muss, sollte sie so nah wie möglich an den tatsächlichen Entwicklungsaktivitäten bleiben. Rückwirkend erstellte Dokumentation ist zwar möglich, aber inhaltlich weniger überzeugend als zeitnah gepflegte Nachweise. Informationen zur Förderung von Software- und KI-Projekten geben einen weiteren Überblick über relevante Fördermöglichkeiten in diesem Bereich.

Wann lohnt es sich, trotzdem noch einen Antrag zu stellen?

Ein Antrag auf Forschungszulage lohnt sich bei einem laufenden Projekt dann, wenn das Projekt noch nicht abgeschlossen ist, die F&E-Kriterien – Neuartigkeit, Unsicherheit und Systematik – grundsätzlich erfüllt sind und noch nennenswerte Aufwendungen im laufenden oder im vergangenen Wirtschaftsjahr geltend gemacht werden können. Selbst wenn nur noch wenige Monate Projektlaufzeit verbleiben, können die verbleibenden Personalkosten, Eigenleistungen und externen Entwicklungskosten eine relevante Fördersumme ergeben.

Als grobe Orientierung: Die Forschungszulage beträgt einen gesetzlich festgelegten Prozentsatz der förderfähigen Aufwendungen bis zu einem gesetzlich definierten Höchstbetrag. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gelten dabei günstigere Konditionen. Konkrete Fördersätze, KMU-Zuschläge, Eigenleistungspauschalen und Höchstbeträge hängen immer vom konkreten Projektzeitraum ab – die Regelungen für 2022, 2024/2025 und ab 2026 unterscheiden sich, und Mischzeiträume können unterschiedliche Sätze enthalten. Diese Werte sollten daher stets anhand der für den jeweiligen Zeitraum geltenden gesetzlichen Grundlagen geprüft werden. Verzichte also nicht allein wegen einer vermeintlich zu geringen Projektgröße auf den Antrag.

Ein Antrag ist hingegen weniger sinnvoll, wenn:

  • das Projekt in wenigen Wochen abgeschlossen wird und kaum noch Aufwendungen anfallen,
  • die Tätigkeiten klar als Routineentwicklung, normale Produktpflege oder Standardimplementierung einzustufen sind und keine echte technische Unsicherheit bestand,
  • keine ausreichende Dokumentation vorhanden ist und diese auch nicht mehr rekonstruiert werden kann,
  • das Projekt rein auf Basis bekannter Standardtechnologien ohne eigene F&E-Leistung umgesetzt wurde.

Wenn du unsicher bist, ob dein Projekt die Anforderungen erfüllt, solltest du die Förderfähigkeit frühzeitig fachlich prüfen lassen. Eine fundierte Einschätzung ist deutlich wertvoller als eine vorschnelle Entscheidung in die eine oder andere Richtung. Einen ersten Überblick über relevante Fördermöglichkeiten für Innovationsprojekte bietet das Fördercafé auf seiner Webseite.

Wie das Fördercafé bei laufenden F&E-Projekten unterstützt

Viele Unternehmen erkennen das Potenzial der Forschungszulage erst, wenn ein Projekt bereits seit Monaten läuft. In dieser Situation kommt es darauf an, schnell und strukturiert vorzugehen: die Förderfähigkeit realistisch einschätzen, F&E-Anteile klar von Routineentwicklung abgrenzen, die vorhandene Dokumentation aufbereiten und den BSFZ-Antrag professionell vorbereiten.

Das Fördercafé unterstützt dich in genau dieser Situation, unter anderem bei:

  • der Einschätzung, ob dein laufendes Entwicklungsprojekt die F&E-Kriterien der Forschungszulage – Neuartigkeit, Unsicherheit und Systematik – grundsätzlich erfüllt,
  • der Abgrenzung förderfähiger F&E-Tätigkeiten von Routineentwicklung, Standardimplementierungen und nicht förderfähigen Projektanteilen,
  • der Identifikation der relevanten technischen Unsicherheiten und Entwicklungsrisiken, die für die BSFZ-Bescheinigung entscheidend sind,
  • der strukturierten Aufbereitung der Projektbeschreibung auf Basis vorhandener Unterlagen,
  • der Prüfung, welche Aufwendungen noch förderfähig geltend gemacht werden können – unter Berücksichtigung des konkreten Projektzeitraums und der jeweils geltenden Regelungen,
  • der Vorbereitung und Begleitung des BSFZ-Antrags sowie der Kommunikation mit dem Finanzamt.

Wenn du prüfen möchtest, ob dein laufendes Entwicklungsprojekt noch für die Forschungszulage infrage kommt, kannst du dein Vorhaben gemeinsam mit dem Fördercafé fachlich einordnen lassen. Je früher die Prüfung stattfindet, desto mehr Aufwendungen können noch berücksichtigt werden.

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