Bei der Forschungszulage sind grundsätzlich Personalkosten für Mitarbeiter, die direkt an Forschungs- und Entwicklungsvorhaben (F&E) arbeiten, sowie Kosten für Auftragsforschung und Eigenleistungen von Unternehmern ansetzbar. Welche Kosten tatsächlich förderfähig sind, hängt von konkreten gesetzlichen Voraussetzungen ab – und diese Abgrenzung entscheidet maßgeblich über die Höhe deiner Forschungszulage. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um förderfähige Entwicklungskosten.

Welche Kostenarten sind grundsätzlich förderfähig?

Förderfähig im Rahmen der Forschungszulage sind vor allem Personalkosten für Beschäftigte, die unmittelbar in förderfähigen F&E-Tätigkeiten eingesetzt sind. Unter bestimmten Voraussetzungen kommen außerdem Eigenleistungen von Unternehmern und Gesellschaftern sowie Kosten für beauftragte externe Forschungseinrichtungen oder Unternehmen hinzu. Darüber hinaus können Wertminderungen bestimmter Wirtschaftsgüter sowie Gemein- und Betriebskostenpauschalen berücksichtigt werden, sofern die gesetzlichen Bedingungen erfüllt sind. Die Bemessungsgrundlage ist gesetzlich geregelt und auf konkrete Kostenkategorien begrenzt.

Das Forschungszulagengesetz (FZulG) legt fest, welche Kosten in die Bemessungsgrundlage einfließen dürfen. Im Kern sind das:

• Lohnkosten für angestellte Mitarbeiter, die an förderfähigen F&E-Projekten arbeiten
• Eigenleistungen von Unternehmern und Gesellschaftern, die aktiv im Projekt mitarbeiten
• Kosten für Auftragsforschung, wenn externe Partner mit der Durchführung von F&E beauftragt werden
• Wertminderungen bestimmter Wirtschaftsgüter, die für förderfähige F&E-Tätigkeiten genutzt werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind
• Gemein- und Betriebskostenpauschalen, die im gesetzlich vorgesehenen Rahmen angesetzt werden können

Nicht alle Kosten, die im Zusammenhang mit einem Entwicklungsprojekt entstehen, sind automatisch förderfähig. Ebenso wenig ist jedes innovative Projekt oder jede neue Softwareentwicklung automatisch förderfähige F&E. Sachkosten wie Materialien, Geräte oder Softwarelizenzen gehören grundsätzlich nicht direkt zur Bemessungsgrundlage – es sei denn, sie fallen unter eine gesetzlich vorgesehene Ausnahme oder Pauschale. Das unterscheidet die Forschungszulage von manchen anderen Förderprogrammen für Innovationsprojekte, die auch Investitionskosten berücksichtigen können.

Entscheidend ist außerdem, dass die Tätigkeiten tatsächlich dem F&E-Bereich zuzuordnen sind. Förderfähige F&E setzt voraus, dass drei Kernkriterien erfüllt sind: Neuartigkeit (es wird etwas technisch oder wissenschaftlich Neues entwickelt), Unsicherheit (eine echte technische oder wissenschaftliche Unsicherheit besteht) und Systematik (das Projekt wird methodisch und planmäßig bearbeitet). Routineentwicklung, Qualitätssicherung, Bugfixing, Wartung oder die reine Anpassung und Integration bestehender Systeme erfüllen diese Voraussetzungen in der Regel nicht.

Wie werden Lohnkosten für die Forschungszulage berechnet?

Lohnkosten werden auf Basis des steuerpflichtigen Arbeitslohns der eingesetzten Mitarbeiter berechnet. Für die Forschungszulage wird ein Stundensatz ermittelt, der sich aus dem Jahresarbeitslohn ergibt. Dieser Stundensatz wird dann mit den tatsächlich im F&E-Projekt geleisteten Stunden multipliziert.

Die Berechnung im Detail:

1. Jahresarbeitslohn ermitteln: Maßgeblich ist der steuerpflichtige Arbeitslohn laut Lohnsteuerbescheinigung, also der Bruttolohn ohne steuerfreie Zuschläge.
2. Stundensatz berechnen: Der Jahresarbeitslohn wird durch den gesetzlich festgelegten Wert geteilt.
3. F&E-Stunden erfassen: Die tatsächlich für das förderfähige Projekt aufgewendeten Stunden werden dokumentiert und mit dem Stundensatz multipliziert.
4. Zuschlag berücksichtigen: Auf die so ermittelte Bemessungsgrundlage wird ein pauschaler Aufschlag gewährt, um Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung abzubilden.

Für die Förderung von Software- und KI-Projekten bedeutet das konkret: Wenn ein Entwickler 40 Prozent seiner Arbeitszeit an einem förderfähigen Softwareprojekt arbeitet, fließen 40 Prozent seines Jahreslohns in die Bemessungsgrundlage ein. Ansetzbar sind dabei nur die Stunden, die tatsächlich auf förderfähige F&E-Tätigkeiten entfallen – nicht die gesamte Projektarbeitszeit, wenn das Projekt auch Routineanteile umfasst. Die Stundenerfassung muss lückenlos und nachvollziehbar sein.

Die Forschungszulage beträgt 25 Prozent der förderfähigen Bemessungsgrundlage. Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) kann der Fördersatz um 10 Prozent aufgestockt werden (ab 27.03.2024). Die maximale Bemessungsgrundlage liegt aktuell bei 12 Mio. EUR pro Jahr – es lohnt sich daher, die genaue Höhe vorab zu berechnen.

Was gilt für Eigenleistungen von Unternehmern und Gesellschaftern?

Eigenleistungen von Unternehmern und Gesellschaftern, die aktiv an förderfähigen F&E-Tätigkeiten mitarbeiten, können in die Bemessungsgrundlage einfließen. Voraussetzung ist, dass die Person tatsächlich operativ im Projekt tätig ist – nicht nur in einer Leitungs- oder Kontrollfunktion – und dass die ausgeübten Tätigkeiten die drei Kernkriterien Neuartigkeit, Unsicherheit und Systematik erfüllen.

Für Einzelunternehmer, Gesellschafter-Geschäftsführer oder Mitunternehmer, die kein reguläres Gehalt aus dem Unternehmen beziehen, hat der Gesetzgeber eine pragmatische Lösung geschaffen: Statt des tatsächlichen Lohns wird ein pauschalierter Stundensatz angesetzt. Dieser beträgt seit 01.01.2026 einhundert Euro pro Stunde, maximal jedoch für 40 Stunden pro Woche und die Dauer des F&E-Projekts.

Wichtige Einschränkungen gelten dabei:

• Die Person muss nachweislich selbst förderfähige F&E-Tätigkeiten ausüben – also an technisch neuartigen Lösungen mit echter Unsicherheit und systematischem Vorgehen arbeiten –, nicht nur das Projekt leiten oder koordinieren.
• Die geleisteten Stunden müssen ebenso sorgfältig dokumentiert werden wie bei angestellten Mitarbeitern.
• Gesellschafter, die gleichzeitig ein Gehalt als Angestellte beziehen, werden über die Lohnkostenregelung berücksichtigt, nicht über den Pauschalsatz.

Gerade in kleinen Technologieunternehmen oder Start-ups mit aktiv entwickelnden Gründern ist diese Regelung besonders relevant. Sie ermöglicht es, auch dann von der Forschungszulage zu profitieren, wenn die Entwicklungsarbeit maßgeblich von Unternehmern selbst geleistet wird – sofern diese Arbeit tatsächlich förderfähige F&E darstellt und die Kriterien Neuartigkeit, Unsicherheit und Systematik erfüllt.

Welche Kosten für Auftragsforschung können angesetzt werden?

Kosten für Auftragsforschung sind förderfähig, wenn ein förderfähiges F&E-Vorhaben an eine externe Einrichtung oder ein externes Unternehmen vergeben wird. In die Bemessungsgrundlage fließen 70 Prozent der an den Auftragnehmer gezahlten Vergütung ein. Der Auftragnehmer muss dabei bestimmte Voraussetzungen erfüllen – insbesondere muss es sich um eine Forschungseinrichtung oder ein Unternehmen handeln, das selbst steuerpflichtig ist.

Die Regelung zur Auftragsforschung ist besonders relevant für Unternehmen, die Teile ihrer Entwicklungsarbeit an externe Dienstleister, Forschungsinstitute oder spezialisierte Softwareunternehmen vergeben. Typische Szenarien sind:

• Ein Mittelständler beauftragt ein Softwareunternehmen mit der Entwicklung eines neuartigen Algorithmus, für den zu Projektbeginn keine etablierte Standardlösung existiert.
• Ein produzierendes Unternehmen arbeitet mit einer Hochschule an der Entwicklung eines neuen Fertigungsverfahrens.
• Ein Unternehmen beauftragt ein externes KI-Labor mit der Entwicklung eines eigenen Künstliche-Intelligenz-Modells (KI-Modells), das über die bloße Nutzung bestehender Frameworks hinausgeht.

Entscheidend ist, dass das beauftragende Unternehmen das wirtschaftliche Risiko des F&E-Vorhabens trägt und die Ergebnisse für eigene Zwecke nutzen kann. Reine Dienstleistungsverträge, bei denen der Auftragnehmer nach Vorgabe liefert und das Ergebnis dem Auftraggeber gehört, können grundsätzlich als Auftragsforschung qualifiziert werden – sofern das Vorhaben tatsächlich F&E-Charakter hat und Neuartigkeit, Unsicherheit sowie Systematik aufweist.

Welche Entwicklungskosten sind ausdrücklich ausgeschlossen?

Ausgeschlossen von der Forschungszulage sind alle Kosten, die nicht unmittelbar den Lohnkosten für F&E-Mitarbeiter, Eigenleistungen, der Auftragsforschung oder den gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen und Pauschalen zuzurechnen sind. Sachkosten, Materialkosten, Softwarelizenzen und ähnliche Ausgaben sind grundsätzlich nicht direkt förderfähig – es sei denn, sie fallen unter eine ausdrücklich gesetzlich geregelte Ausnahme wie die Wertminderung bestimmter Wirtschaftsgüter oder eine Betriebskostenpauschale. Die Forschungszulage ist im Kern auf Personalkosten ausgerichtet.

Im Einzelnen nicht förderfähig sind:

• Materialkosten und Verbrauchsgüter, die im Rahmen der Entwicklung eingesetzt werden
• Abschreibungen auf Maschinen, Geräte oder Software, soweit sie nicht unter die gesetzlich geregelten Ausnahmen für Wertminderungen bestimmter Wirtschaftsgüter fallen, die für das F&E-Projekt maßgeblich sind
• Reise- und Veranstaltungskosten, etwa für Konferenzen oder Fachtagungen
• Lizenzgebühren für Entwicklungstools, Frameworks oder Plattformen
• Allgemeine Overheadkosten wie Miete, Energie oder allgemeine Verwaltungskosten
• Kosten für Marktforschung, Vertrieb oder Marketingmaßnahmen rund um das Projekt
• Kosten für die reine Implementierung oder den Roll-out eines fertigen Produkts

Besonders bei Softwareentwicklungsprojekten führt dieser Punkt häufig zu Überraschungen: Die Anschaffung von Entwicklungsumgebungen, Cloud-Infrastruktur oder Testlizenzen ist in der Regel nicht direkt über die Forschungszulage förderfähig – auch wenn diese Kosten für das Projekt unbedingt notwendig sind. Ebenso wenig begründet die bloße Nutzung bestehender Frameworks, APIs oder Cloud-Dienste allein eine förderfähige F&E-Tätigkeit. Für solche Investitionskosten können unter Umständen andere Förderprogramme für Investitionen infrage kommen.

Ebenfalls ausgeschlossen sind Tätigkeiten, die nicht dem F&E-Bereich zuzuordnen sind, selbst wenn sie von denselben Mitarbeitern durchgeführt werden. Wer als Entwickler 50 Prozent der Zeit mit Routinewartung und 50 Prozent mit echter F&E verbringt, kann nur die F&E-Stunden ansetzen.

Wie dokumentierst du die Entwicklungskosten für die Forschungszulage richtig?

Die Dokumentation muss zwei Ebenen abdecken: erstens den F&E-Charakter des Projekts, zweitens die tatsächlich angefallenen förderfähigen Kosten. Beide Ebenen werden im zweistufigen Prozess geprüft: Die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) beurteilt den inhaltlichen F&E-Charakter des Vorhabens – also ob Neuartigkeit, Unsicherheit und Systematik vorliegen. Anschließend prüft das zuständige Finanzamt die Kosten und gewährt auf dieser Grundlage die steuerliche Forschungszulage. Lücken in der Dokumentation sind einer der häufigsten Gründe für Probleme bei der Anerkennung.

Projektbezogene Dokumentation

Auf Projektebene brauchst du eine nachvollziehbare Beschreibung des F&E-Vorhabens, die folgende Punkte abdeckt:

• Technisches oder wissenschaftliches Ziel des Projekts und angestrebte Neuerung
• Darstellung des Stands der Technik und warum bestehende Lösungen nicht ausreichen
• Konkrete technische Unsicherheiten und Risiken, die im Projektverlauf überwunden werden mussten
• Systematisches und methodisches Vorgehen sowie angestrebter Erkenntnisgewinn
• Abgrenzung der F&E-Tätigkeiten von Routineentwicklung oder operativem Betrieb
• Zeitraum und Phasen des Projekts

Kostenbezogene Dokumentation

Auf Kostenebene sind folgende Nachweise erforderlich:

• Stundenaufzeichnungen für alle Mitarbeiter und Unternehmer, die im Projekt eingesetzt waren, aufgeschlüsselt nach Projekten und Zeiträumen
• Lohnunterlagen wie Gehaltsabrechnungen oder Lohnsteuerbescheinigungen zur Ermittlung des Stundensatzes
• Verträge und Rechnungen bei Auftragsforschung, inklusive Nachweis der Steuerpflicht des Auftragnehmers
• Zuordnung der Tätigkeiten zu konkreten F&E-Projekten, idealerweise durch Projekttagebücher, technische Spezifikationen, Git- und Commit-Historien, Testberichte oder Ticketsysteme

Ein bewährter Ansatz in der Praxis: Wenn du Projektmanagement-Tools oder Entwickler-Ticketsysteme wie Jira, Azure DevOps oder ähnliche Systeme nutzt, solltest du diese von Beginn an so einrichten, dass F&E-Tätigkeiten klar von anderen Aufgaben getrennt erfasst werden. Agile Methoden wie Scrum oder Kanban sind dabei nicht grundsätzlich problematisch – entscheidend ist, dass förderfähige F&E-Arbeiten sauber von Routineentwicklung getrennt und nachvollziehbar dokumentiert werden. Nachträgliche Rekonstruktionen sind möglich, aber aufwendig und im Zweifelsfall weniger belastbar.

Die Forschungszulage kann rückwirkend beantragt werden: Die BSFZ prüft zunächst den F&E-Charakter des Vorhabens, bevor das Finanzamt auf Basis der bestätigten Bescheinigung die Forschungszulage festsetzt. Das bedeutet: Die Dokumentation muss laufend gepflegt werden, nicht erst dann, wenn der Antrag ansteht. Wer erst im Nachhinein versucht, Stunden und Tätigkeiten zu rekonstruieren, riskiert Lücken, die im Prüfungsverfahren problematisch werden können.

Wie das Fördercafé bei der Forschungszulage unterstützt

Die korrekte Abgrenzung und Dokumentation förderfähiger Entwicklungskosten ist einer der anspruchsvollsten Teile des Forschungszulagenprozesses. Fehler bei der Kostenermittlung oder lückenhafte Nachweise können dazu führen, dass die Bemessungsgrundlage niedriger ausfällt als möglich oder der Antrag Probleme im Prüfungsverfahren bekommt.

Das Fördercafé unterstützt dich bei konkreten Entwicklungsprojekten unter anderem bei:

• der Prüfung und Einordnung der Förderfähigkeit sowie der Abgrenzung von förderfähiger F&E und Routineentwicklung anhand der Kriterien Neuartigkeit, Unsicherheit und Systematik,
• der korrekten Berechnung der Bemessungsgrundlage, einschließlich Lohnkosten, Eigenleistungen, Auftragsforschungsanteilen sowie gegebenenfalls Wertminderungen und Pauschalen,
• der strukturierten Aufbereitung der Projektbeschreibung für den BSFZ-Antrag, mit besonderem Fokus auf technische Neuartigkeit, Unsicherheiten und systematisches Vorgehen,
• dem Aufbau einer prüfungssicheren Dokumentation, die sowohl die F&E-Tätigkeiten als auch die Kostenzuordnung abbildet,
• der Einordnung, ob neben der Forschungszulage weitere Förderprogramme für Forschung und Entwicklung infrage kommen.

Gerade bei Softwareentwicklungs-, KI- und Produktentwicklungsprojekten ist die Abgrenzung zwischen förderfähiger F&E und nicht förderfähiger Routineentwicklung oft nicht trivial. Das Fördercafé bringt Erfahrung aus einer Vielzahl solcher Projekte mit und kennt die typischen Stolperstellen im Prüfungsverfahren der BSFZ und des Finanzamts. Eine steuerliche Beratung ist dabei ausdrücklich nicht Teil der Leistung.

Wenn du prüfen möchtest, welche Entwicklungskosten in deinem konkreten Projekt ansetzbar sind und wie hoch die zu erwartende Forschungszulage ausfallen könnte, kannst du dein Vorhaben gemeinsam mit dem Fördercafé fachlich einordnen lassen.

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