Ja, Softwareentwicklung kann über die Forschungszulage gefördert werden, sofern das Projekt die Kriterien für Forschung und Entwicklung (F&E) erfüllt. Entscheidend ist nicht, ob Software entwickelt wird, sondern ob dabei eine technische Unsicherheit überwunden wird, die nicht durch Routinearbeit lösbar ist. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen, die Unternehmen mit einem konkreten Softwareprojekt auf dem Tisch haben.
Welche Softwareentwicklungsprojekte gelten als Forschung und Entwicklung?
Ein Softwareprojekt gilt als F&E im Sinne der Forschungszulage, wenn es auf die Überwindung einer technischen Unsicherheit abzielt, die mit vorhandenem Wissen und Standardmethoden nicht lösbar ist. Maßgeblich sind die sogenannten Frascati-Kriterien, die auch das Forschungszulagengesetz (FZulG) zugrunde legt: Neuartigkeit, Ungewissheit und Systematik.
Konkret bedeutet das: Wer eine neue Softwarearchitektur entwickelt, die bisher nicht existierende Algorithmen implementiert oder ein Künstliche-Intelligenz-(KI)-Modell trainiert, das neuartige Probleme löst, bewegt sich in der Regel im förderfähigen Bereich. Auch die Entwicklung einer neuen Methode zur Datenverarbeitung oder ein neuartiger Ansatz zur Optimierung komplexer Systeme kann als F&E eingestuft werden. Einen umfassenden Überblick über förderfähige Vorhaben bietet die Seite zur Innovationsförderung des Fördercafés.
Nicht förderfähig ist dagegen die reine Anpassung oder Wartung bestehender Software, die Integration bekannter Komponenten ohne technische Neuentwicklung oder die Umsetzung klar definierter Anforderungen mit etablierten Werkzeugen und Methoden. Die Grenze liegt dort, wo technisches Neuland betreten wird.
Beispiele für förderfähige Softwareprojekte
- Entwicklung eines neuen Machine-Learning-Modells für eine bisher nicht gelöste Klassifikationsaufgabe
- Eigenentwicklung einer Echtzeit-Datenverarbeitungsarchitektur für industrielle Anwendungen
- Prototyp eines KI-gestützten Entscheidungssystems mit unbekanntem Ausgang
- Entwicklung neuer Algorithmen zur Bild- oder Sprachverarbeitung
Beispiele für nicht förderfähige Softwareprojekte
- Anpassung einer bestehenden CRM-Software an neue Geschäftsprozesse
- Migration einer Anwendung in die Cloud nach bekannten Mustern
- Einbindung einer Standard-API in eine bestehende Plattform
- Bugfixing und reguläre Wartungsarbeiten
Welche Kosten sind bei der Softwareentwicklung über die Forschungszulage ansetzbar?
Bei der Softwareentwicklung sind im Wesentlichen die Personalkosten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter förderfähig, die nachweislich an dem F&E-Projekt gearbeitet haben. Grundlage ist der Bruttolohn einschließlich der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Für Einzelunternehmer, die selbst an dem Projekt mitarbeiten, gibt es einen pauschalen Stundensatz.
Konkret können folgende Kostenarten berücksichtigt werden:
- Personalkosten: Bruttolöhne und Gehälter der F&E-Mitarbeiter, anteilig für die auf das Projekt entfallende Arbeitszeit
- Arbeitgeberanteile: Gesetzliche Sozialabgaben auf die förderfähigen Personalkosten
- Unternehmerlohn: Für mitarbeitende Inhaber oder Gesellschafter-Geschäftsführer gilt ein gesetzlich festgelegter Stundensatz bei Einzelunternehmen.
Nicht direkt als Personalkosten ansetzbar sind hingegen allgemeine Betriebsausgaben wie Serverkosten, Softwarelizenzen oder Büromaterial, auch wenn sie im Zusammenhang mit dem Projekt entstehen. Seit der Erweiterung des Forschungszulagengesetzes können unter bestimmten Voraussetzungen auch Kosten für abnutzbare Wirtschaftsgüter, die für das F&E-Projekt genutzt werden, anteilig berücksichtigt werden. Hier lohnt eine genaue Prüfung im Einzelfall.
Die Forschungszulage berechnet sich als prozentualer Anteil der förderfähigen Bemessungsgrundlage. Sie wird auf die Steuerschuld angerechnet und bei Unternehmen ohne ausreichende Steuerlast auch ausgezahlt, was sie besonders attraktiv für wachsende Softwareunternehmen macht.
Wie weist man F&E-Tätigkeiten bei Softwareprojekten gegenüber der Bescheinigungsbehörde nach?
Den Nachweis von F&E-Tätigkeiten erbringt man gegenüber der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) in erster Linie durch eine strukturierte Projektbeschreibung, die die Frascati-Kriterien adressiert. Die BSFZ prüft, ob das Projekt methodisch und inhaltlich als F&E einzustufen ist, bevor das Finanzamt die eigentliche Zulage berechnet und gewährt.
Eine überzeugende Projektbeschreibung für ein Softwareprojekt sollte folgende Punkte klar beantworten:
- Was ist das wissenschaftlich-technische Ziel? Was soll neu entwickelt werden, und warum existiert dafür noch keine bekannte Lösung?
- Wo liegt die technische Unsicherheit? Welche Fragen konnten zu Projektbeginn nicht mit Sicherheit beantwortet werden?
- Wie wird systematisch vorgegangen? Welche Methoden, Experimente oder Iterationen werden eingesetzt?
- Was ist der Stand der Technik? Warum reichen bestehende Lösungen nicht aus?
- Welche Ergebnisse sind übertragbar? Welches neue Wissen entsteht, das über das konkrete Projekt hinaus relevant sein könnte?
Ergänzend zur Projektbeschreibung sind Stundennachweise für die beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter essenziell. Diese sollten möglichst zeitnah zur Arbeitsleistung erstellt werden und klar dem jeweiligen F&E-Projekt zugeordnet sein. Projekttagebücher, Commit-Historien aus Versionskontrollsystemen, Sprint-Protokolle oder Testberichte können als ergänzende Belege dienen.
Können auch agile Entwicklungsprozesse (Scrum, Kanban) als F&E anerkannt werden?
Ja, agile Entwicklungsprozesse wie Scrum oder Kanban können als F&E anerkannt werden. Die Methodik der Entwicklung ist für die Förderfähigkeit nicht entscheidend. Maßgeblich ist, ob das inhaltliche Ziel des Projekts F&E-Charakter hat, nicht, ob nach Wasserfall oder in Sprints gearbeitet wird.
Agile Prozesse stellen Unternehmen jedoch vor eine praktische Herausforderung: Die Trennung von F&E-Tätigkeiten und Routineentwicklung ist im Sprint-Alltag nicht immer selbstverständlich. Wenn ein Team gleichzeitig neue Algorithmen erforscht und bekannte Features implementiert, müssen die Stunden sauber getrennt erfasst werden. Nur die Arbeitszeit, die nachweislich auf förderfähige F&E-Tätigkeiten entfällt, kann in die Bemessungsgrundlage einfließen.
Praktisch bedeutet das: Sprint-Plannings, Backlog-Einträge und Retrospektiven können als Dokumentationsgrundlage dienen, müssen aber so geführt werden, dass F&E-Aufgaben klar von Standardentwicklung abgrenzbar sind. Eine nachträgliche Schätzung ohne zeitnahe Aufzeichnung wird von der BSFZ in der Regel kritisch betrachtet. Wer agil arbeitet, sollte die Zeiterfassung für die Forschungszulage von Beginn an mitdenken.
Wie stellt man einen Antrag auf Forschungszulage für Softwareentwicklung?
Der Antrag auf Forschungszulage für ein Softwareentwicklungsprojekt läuft in zwei getrennten Schritten ab: Zuerst wird eine Bescheinigung bei der BSFZ beantragt, die den F&E-Charakter des Projekts bestätigt. Anschließend wird auf Basis dieser Bescheinigung beim zuständigen Finanzamt die eigentliche Forschungszulage beantragt.
Schritt 1: Bescheinigung bei der BSFZ beantragen
Der BSFZ-Antrag wird online über das Portal der Bescheinigungsstelle eingereicht. Im Mittelpunkt steht die Projektbeschreibung, die den F&E-Charakter des Softwareprojekts überzeugend darstellt. Hier werden das technische Ziel, die Unsicherheiten, die Methodik und der Stand der Technik beschrieben. Die BSFZ prüft ausschließlich den inhaltlichen F&E-Charakter, nicht die konkreten Kosten. Nach positiver Prüfung erteilt die BSFZ eine Bescheinigung.
Schritt 2: Forschungszulage beim Finanzamt beantragen
Mit der BSFZ-Bescheinigung wird über das Elster-Portal ein Antrag auf Festsetzung der Forschungszulage beim zuständigen Finanzamt gestellt. Hier werden die förderfähigen Kosten, insbesondere die Personalkosten der beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, angegeben. Das Finanzamt setzt die Zulage fest und rechnet sie auf die Körperschafts-Steuerschuld an.
Wichtig: Der Antrag kann jährlich für laufende und/oder bereits abgeschlossene Projekte gestellt werden, sofern die Steuerfristen eingehalten werden. Eine frühzeitige Antragstellung sichert den maximalen Förderzeitraum. Informationen zur Förderung von Forschungs- und Entwicklungsprojekten helfen dabei, den richtigen Zeitpunkt einzuschätzen.
Wie das Fördercafé bei der Forschungszulage für interne Softwareentwicklung unterstützt
Die Einordnung eines Softwareprojekts als förderfähige F&E ist einer der häufigsten Stolpersteine bei der Forschungszulage. Die Grenze zwischen technischer Routine und echter Forschung ist nicht immer offensichtlich, und eine schwach formulierte Projektbeschreibung kann zur Ablehnung durch die BSFZ führen, auch wenn das Projekt inhaltlich förderfähig wäre.
Das Fördercafé unterstützt Unternehmen mit konkreten Softwareentwicklungsprojekten unter anderem bei:
- der Prüfung, ob das Projekt die relevanten F&E-Kriterien grundsätzlich erfüllt,
- der strukturierten Aufbereitung der Projektbeschreibung für den BSFZ-Antrag,
- der Identifikation und verständlichen Darstellung technischer Unsicherheiten,
- der Prüfung förderfähiger Kosten und der korrekten Zeiterfassung,
- der Begleitung durch den gesamten Antragsprozess bei BSFZ und Finanzamt (jedoch keine Beratung in Sachen Steuersachen).
Wenn du prüfen möchtest, ob dein Softwareentwicklungsprojekt für die Forschungszulage infrage kommt, kannst du dein Vorhaben gemeinsam mit uns fachlich einordnen lassen. So erhältst du eine klare Einschätzung, bevor du Zeit in einen Antrag investierst, der möglicherweise nicht erfolgreich wäre.